§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgrundlagen

der Lohnhaus Herford GmbH, Krokusweg 18 32051 Herford

§1.1
Diese Allgemeinen Auftragsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Dienstleistungsverträge zwischen dem Auftragnehmer und dem jeweiligen Auftraggeber, insbesondere für Leistungen in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Baulohnabrechnung, Finanzbuchhaltung und betriebswirtschaftliche Beratung.

1.2
Das Angebot des Auftragnehmers richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB werden nicht bedient.

1.3
Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, sofern der Auftragnehmer ihrer Geltung nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

1.4
Der jeweilige Dienstvertrag bzw. die individuelle Vereinbarung bestimmt insbesondere:

• den konkreten Leistungsumfang,
• den Vertragsbeginn,
• die Vertragslaufzeit,
• die Kündigungsfristen,
• die vereinbarte Vergütung,
• die Zahlungsbedingungen und
• sonstige individuell vereinbarte Leistungen.

1.5
Bei Widersprüchen zwischen individuellen Vereinbarungen und diesen AGB haben die individuellen Vereinbarungen Vorrang.

1.6
Diese AGB werden Bestandteil des jeweiligen Vertrags, wenn der Auftraggeber bei Vertragsschluss auf ihre Geltung hingewiesen wurde und die Möglichkeit hatte, in zumutbarer Weise von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen. Die gesetzlichen Anforderungen an die Einbeziehung Allgemeiner Geschäftsbedingungen bleiben unberührt.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1
Der Auftragnehmer erbringt ausschließlich die jeweils vereinbarten Leistungen.

2.2
Geschuldet ist die vereinbarte Tätigkeit, nicht die Herbeiführung eines bestimmten wirtschaftlichen, steuerlichen oder rechtlichen Erfolgs.

2.3
Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs sind nicht geschuldet. Dies gilt insbesondere für:

• die Erstellung von Jahresabschlüssen,
• die Erstellung von Steuererklärungen,
• die Prüfung von Steuerbescheiden,
• eine umfassende steuerliche Beratung,
• eine arbeitsrechtliche Beratung,
• Rechtsberatung,
• die Vertretung gegenüber Behörden oder Gerichten sowie
• sonstige Leistungen, die nicht ausdrücklich vereinbart wurden,
• soweit diese Leistungen nicht ausdrücklich vereinbart wurden und der Auftragnehmer hierzu gesetzlich befugt ist.

2.4
Soweit Leistungen den Bereich der Hilfeleistung in Steuersachen betreffen, werden diese ausschließlich im Rahmen der jeweils gesetzlich zulässigen Befugnisse erbracht.

2.5
Der Auftragnehmer ist berechtigt, zur Durchführung der vereinbarten Leistungen geeignete Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und externe Dienstleister einzusetzen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

2.6
Die vom Auftraggeber bereitgestellten Unterlagen, Daten und Angaben dürfen als Grundlage der Bearbeitung verwendet werden. Eine umfassende Prüfung der materiellen Richtigkeit und Vollständigkeit ist nur geschuldet, soweit dies ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

2.7
Von Dritten oder vom Auftraggeber bereitgestellte Daten können im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs auf Plausibilität geprüft werden, soweit eine solche Prüfung für die ordnungsgemäße Bearbeitung erforderlich und zumutbar ist. Festgestellte Unstimmigkeiten werden dem Auftraggeber mitgeteilt.

2.8
Eine nachträgliche Überprüfung oder Anpassung bereits erbrachter Leistungen aufgrund einer später geänderten Rechtslage ist nur geschuldet, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder ausdrücklich vereinbart ist.

§ 3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

3.1
Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer sämtliche für die vereinbarten Leistungen erforderlichen Unterlagen, Daten, Informationen, Nachweise und Zugänge vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung.

3.2
Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle Änderungen unverzüglich mitzuteilen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Baulohnabrechnung, Finanzbuchhaltung oder vereinbarte Beratungsleistungen relevant sind.

3.3
Dies betrifft insbesondere Änderungen bei:

• Mitarbeitern,
• Ein- und Austritten,
• Arbeitsverhältnissen,
• Vergütungen,
• Arbeitszeiten,
• Abwesenheiten,
• Bankverbindungen,
• steuerlichen Merkmalen,
• Sozialversicherungsdaten,
• Pfändungen,
• Arbeitszeitmodellen und
• sonstigen abrechnungs- oder buchhaltungsrelevanten Sachverhalten.

3.4
Der Auftraggeber ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit der von ihm übermittelten Angaben und Unterlagen verantwortlich.

3.5
Der Auftraggeber hat erkennbare Fehler oder Unstimmigkeiten in Arbeitsergebnissen unverzüglich mitzuteilen.

3.6
Soweit für die Erbringung einer Leistung eine Mitwirkung des Auftraggebers erforderlich ist, kann der Auftragnehmer die Leistung bis zur erforderlichen Mitwirkung zurückstellen, wenn eine ordnungsgemäße Bearbeitung ohne diese Mitwirkung nicht möglich ist.

3.7
Die Einhaltung gesetzlicher Melde-, Übermittlungs- und Abrechnungsfristen setzt voraus, dass die hierfür erforderlichen Angaben und Unterlagen rechtzeitig und vollständig vorliegen.

§ 4 Lohn-, Gehalts- und Baulohnabrechnung

4.1
Die Lohn-, Gehalts- und gegebenenfalls Baulohnabrechnung erfolgt auf Grundlage der vom Auftraggeber bereitgestellten Daten und innerhalb des im jeweiligen Vertrag vereinbarten Leistungsumfangs.

4.2
Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, alle abrechnungsrelevanten Änderungen vollständig und rechtzeitig mitzuteilen.

4.3
Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche oder steuerrechtliche Sachverhalte eigenständig umfassend zu ermitteln oder zu prüfen, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

4.4
Bei unklaren, widersprüchlichen oder unvollständigen Angaben ist der Auftragnehmer berechtigt, Rückfragen an den Auftraggeber zu stellen.

4.5
Ist eine ordnungsgemäße Bearbeitung ohne Klärung nicht möglich, kann der Auftragnehmer die Bearbeitung des betreffenden Sachverhalts bis zur Klärung zurückstellen.

4.6
Die Einhaltung gesetzlicher Melde-, Übermittlungs- und Abrechnungsfristen setzt voraus, dass die hierfür erforderlichen Angaben und Unterlagen rechtzeitig und vollständig vorliegen.

4.7
Nachträgliche Änderungen oder Korrekturen bereits abgeschlossener Abrechnungen können als zusätzliche Leistung berechnet werden, soweit dies im jeweiligen Vertrag, in einer vereinbarten Preisliste oder in einer sonstigen Vereinbarung vorgesehen ist.

§ 5 Finanzbuchhaltung

5.1
Die Finanzbuchhaltung erfolgt im Umfang des jeweiligen Vertrags auf Grundlage der vom Auftraggeber bereitgestellten Belege, Daten und Informationen.

5.2
Der Auftraggeber bleibt für die vollständige und richtige Übermittlung sämtlicher für die Finanzbuchhaltung erforderlicher Unterlagen und Informationen verantwortlich.

5.3
Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, die wirtschaftliche oder rechtliche Zulässigkeit einzelner Geschäftsvorfälle umfassend zu prüfen, soweit eine solche Prüfung nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

5.4
Bei fehlenden, widersprüchlichen oder unklaren Angaben ist der Auftragnehmer berechtigt, Rückfragen zu stellen oder die betreffende Buchung bis zur Klärung zurückzustellen.

5.5
Eine Plausibilitätsprüfung erfolgt nur insoweit, wie sie für die ordnungsgemäße Bearbeitung erforderlich und zumutbar ist.

§ 6 Betriebswirtschaftliche Beratung

6.1
Betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen werden ausschließlich im Umfang des jeweiligen Vertrags erbracht.

6.2
Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kalkulationen, Planungen und Empfehlungen stellen keine Garantie für eine bestimmte wirtschaftliche Entwicklung oder einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg dar.

6.3
Die Entscheidung über die Umsetzung von Empfehlungen sowie die daraus entstehenden wirtschaftlichen Folgen liegen beim Auftraggeber.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

7.1
Beide Vertragsparteien beachten die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ergänzende nationale Datenschutzvorschriften.

7.2
Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet und die gesetzlichen Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen, schließen die Vertragsparteien eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7.3
Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass die von ihm übermittelten personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeitet und an den Auftragnehmer übermittelt werden dürfen.

7.4
Der Auftragnehmer trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten.

7.5
Der Auftragnehmer ist berechtigt, geeignete Unterauftragnehmer und technische Dienstleister einzusetzen, soweit dies zur Durchführung des Auftrags erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

§ 8 Vertraulichkeit

8.1
Der Auftragnehmer behandelt sämtliche ihm im Zusammenhang mit dem Auftrag bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie sonstige vertrauliche Informationen des Auftraggebers vertraulich.

8.2
Eine Weitergabe vertraulicher Informationen erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung des Auftrags erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder rechtlich zulässig ist.

8.3
Der Auftragnehmer verpflichtet die von ihm eingesetzten Personen im gesetzlich erforderlichen Umfang zur Vertraulichkeit.

8.4
Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung des Vertrags fort, soweit dies gesetzlich erforderlich ist oder sich aus der Natur der betreffenden Informationen ergibt.

§ 9 Elektronische Kommunikation

9.1
Die Vertragsparteien können für die Kommunikation und Übermittlung von Unterlagen elektronische Kommunikationswege, insbesondere E-Mail, digitale Portale und vergleichbare Systeme, verwenden.

9.2
Dem Auftraggeber ist bekannt, dass insbesondere die Übermittlung unverschlüsselter E-Mails mit bestimmten Sicherheitsrisiken verbunden sein kann.

9.3
Für besonders schutzbedürftige oder vertrauliche Unterlagen kann die Nutzung eines sicheren digitalen Übermittlungswegs vereinbart oder vom Auftragnehmer verlangt werden.

9.4
Der Auftraggeber hat Zugangsdaten, Benutzerkonten und sonstige Zugangsmöglichkeiten gegen den Zugriff unbefugter Dritter zu schützen.

9.5
Der Auftragnehmer ist berechtigt, Dateien oder Nachrichten, die erkennbar schadhaft, manipuliert oder mit einem für die IT-Sicherheit relevanten Schadprogramm versehen sind, nicht zu verarbeiten.

§ 10 Fehlende oder verspätete Mitwirkung

10.1
Werden erforderliche Unterlagen, Daten oder Informationen nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt, kann der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Nachholung setzen.

10.2
Bearbeitungs- und Übermittlungsfristen des Auftragnehmers verlängern sich angemessen, soweit die Verzögerung auf einer fehlenden, verspäteten oder unvollständigen Mitwirkung des Auftraggebers beruht.

10.3
Der Auftragnehmer haftet nicht für Nachteile, die ausschließlich aufgrund fehlender, verspäteter oder fehlerhafter Angaben oder Unterlagen des Auftraggebers entstehen, soweit der Auftragnehmer diese Nachteile nicht zu vertreten hat.

10.4
Gesetzliche Rechte des Auftragnehmers bleiben unberührt.

10.5
Fristen zur Einreichung von Unterlagen

Der Auftraggeber verpflichtet sich, dem Auftragnehmer die für die ordnungsgemäße und fristgerechte Bearbeitung erforderlichen Unterlagen, Belege und Informationen innerhalb folgender Fristen vollständig und geordnet zur Verfügung zu stellen:

a) Finanzbuchhaltung: Die Buchhaltungsunterlagen für den jeweiligen Kalendermonat sind spätestens bis zum 7. Kalendertag des Folgemonats einzureichen.

b) Verlängerte Abgabefrist für die Finanzbuchhaltung: Soweit für den jeweiligen Abrechnungszeitraum eine entsprechende Fristverlängerung vereinbart oder zulässig ist, sind die Buchhaltungsunterlagen spätestens bis zum 25. Kalendertag des Folgemonats einzureichen.

c) Lohnbuchhaltung: Sämtliche für die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Unterlagen und Angaben sind spätestens bis zum 20. Kalendertag des laufenden Monats einzureichen.

d) Baulohnabrechnung: Sämtliche für die Baulohnabrechnung erforderlichen Unterlagen und Angaben sind spätestens bis zum 4. Kalendertag des Folgemonats einzureichen.

Die vorgenannten Fristen gelten vorbehaltlich abweichender gesetzlicher Vorgaben oder ausdrücklich vereinbarter abweichender Fristen. Die Einreichung hat so vollständig und rechtzeitig zu erfolgen, dass eine ordnungsgemäße Bearbeitung und die Einhaltung der maßgeblichen gesetzlichen Melde-, Abgabe- und Zahlungstermine ermöglicht werden.

Bei verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Einreichung gelten die Regelungen der Ziffern 10.1 bis 10.4 entsprechend.

§ 11 Vertragslaufzeit und Kündigung

11.1
Vertragsbeginn, Vertragslaufzeit und ordentliche Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag.

11.2
Soweit der Vertrag hierzu keine Regelung enthält, gelten die gesetzlichen Vorschriften.

11.3
Das Recht beider Vertragsparteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 12 Vergütung und Zusatzleistungen

12.1
Die Vergütung des Auftragnehmers richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag, Angebot, einer vereinbarten Preisliste oder einer sonstigen individuellen Vergütungsvereinbarung.

12.2
Mit der vereinbarten Vergütung sind ausschließlich die Leistungen abgegolten, die im jeweiligen Vertrag als Vertragsleistungen vereinbart wurden.

12.3
Leistungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs werden nur gesondert vergütet, wenn dies im Vertrag, in einer vereinbarten Preisliste oder in einer sonstigen Vereinbarung vorgesehen ist.

12.4
Hierzu können insbesondere gehören:

• zusätzliche oder nachträgliche Abrechnungen,
• Sonderauswertungen,
• umfangreiche nachträgliche Korrekturen,
• zusätzliche Buchungs- oder Bearbeitungsvorgänge,
• Nacharbeiten aufgrund fehlerhafter oder verspäteter Angaben des Auftraggebers,
• zusätzliche Bescheinigungen oder Auswertungen und
• sonstige ausdrücklich vereinbarte Zusatzleistungen.

12.5
Gesetzliche Umsatzsteuer sowie vereinbarte oder gesetzlich zulässige Auslagen werden zusätzlich berechnet, soweit diese anfallen.

12.6
Der Auftragnehmer ist berechtigt, im Rahmen des jeweiligen Vertrags angemessene Vorschüsse zu verlangen, soweit dies vereinbart oder gesetzlich zulässig ist.

§ 13 Zahlungsbedingungen und Zahlungsverzug

13.1
Zahlungsfristen und Zahlungsmodalitäten ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag oder der jeweiligen Rechnung.

13.2
Soweit keine abweichende Zahlungsfrist vereinbart wurde, gelten die gesetzlichen Vorschriften.

13.3
Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften.

13.4
Bei erheblichen Zahlungsrückständen ist der Auftragnehmer berechtigt, weitere Leistungen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen zurückzustellen oder von einer angemessenen Vorauszahlung abhängig zu machen.

13.5
Der Auftraggeber darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Zwingende gesetzliche Rechte des Auftraggebers bleiben unberührt.

§ 14 Beanstandungen und Fehlerkorrektur

14.1
Der Auftraggeber hat die vom Auftragnehmer übermittelten Arbeitsergebnisse nach Erhalt zeitnah auf erkennbare Fehler und Unstimmigkeiten zu prüfen.

14.2
Beanstandungen sind dem Auftragnehmer möglichst unverzüglich mitzuteilen.

14.3
Bei berechtigten Beanstandungen erhält der Auftragnehmer Gelegenheit, die betreffende Leistung innerhalb angemessener Frist zu korrigieren oder nachzuholen.

14.4
Der Auftraggeber hat dem Auftragnehmer hierfür die erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Verfügung zu stellen.

14.5
Gesetzliche Rechte des Auftraggebers bleiben unberührt.

§ 15 Haftung

15.1
Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit in diesen AGB keine zulässige Haftungsbeschränkung geregelt ist.

15.2
Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Auftragnehmers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

15.3
Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet der Auftragnehmer nach den gesetzlichen Vorschriften.

15.4
Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Auftragnehmer nur für den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

15.5
Im Übrigen ist die Haftung des Auftragnehmers für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit ein solcher Haftungsausschluss gesetzlich zulässig ist.

15.6
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers, soweit gesetzlich zulässig.

15.7
Für Schäden, die ausschließlich aufgrund unrichtiger, unvollständiger oder verspätet übermittelter Angaben, Unterlagen oder Informationen des Auftraggebers entstehen, haftet der Auftragnehmer nur, soweit er die Entstehung des Schadens zu vertreten hat.

15.8
Zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften bleiben unberührt.

§ 16 Unterlagen, Daten und Herausgabe

16.1
Der Auftragnehmer bewahrt ihm überlassene Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen auf.

16.2
Nach Beendigung des Vertrags gibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber dessen Originalunterlagen auf Verlangen heraus, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe entgegenstehen.

16.3
Die Herausgabe kann, soweit sachgerecht und zumutbar, auch in elektronischer Form erfolgen.

16.4
Nach erfolgter Herausgabe ist der Auftraggeber für die weitere Sicherung und Archivierung der ihm übergebenen Unterlagen und Daten verantwortlich, soweit keine abweichende gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung des Auftragnehmers besteht.

16.5
Gesetzliche Zurückbehaltungsrechte bleiben unberührt.

§ 17 Arbeitsergebnisse

17.1
Die vom Auftragnehmer erstellten Auswertungen, Berechnungen, Berichte und sonstigen Arbeitsergebnisse dürfen vom Auftraggeber für die im jeweiligen Vertrag vorausgesetzten eigenen betrieblichen Zwecke verwendet werden.

17.2
Eine Veröffentlichung oder sonstige Verwendung außerhalb des vereinbarten Vertragszwecks erfolgt auf Verantwortung des Auftraggebers.

17.3
Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen zur Weitergabe von Unterlagen oder Daten bleiben unberührt.

§ 18 Betriebsstörungen und höhere Gewalt

18.1
Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs des Auftragnehmers, insbesondere höhere Gewalt, erhebliche technische Störungen, Ausfälle von Telekommunikations- oder IT-Systemen, behördliche Maßnahmen oder sonstige unvorhersehbare und vom Auftragnehmer nicht zu vertretende Ereignisse können die Leistungserbringung vorübergehend beeinträchtigen.

18.2
Leistungsfristen verlängern sich angemessen um die Dauer der Behinderung, soweit der Auftragnehmer die Behinderung nicht zu vertreten hat.

18.3
Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über erhebliche Auswirkungen auf die Leistungserbringung informieren, soweit dies möglich und zumutbar ist.

18.4
Gesetzliche Rechte der Vertragsparteien bleiben unberührt.

§ 19 Gerichtsstand und anwendbares Recht

19.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

19.2 Gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen wird – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Auftragnehmers als Gerichtsstand vereinbart.

19.3 Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung gesetzlich nicht zulässig ist, gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

§ 20 Schlussbestimmungen

20.1
Individuelle Vereinbarungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber haben Vorrang vor diesen AGB.

20.2
Änderungen und Ergänzungen des jeweiligen Vertrags richten sich nach der im Vertrag vereinbarten Form. Zwingende gesetzliche Formerfordernisse bleiben unberührt.

20.3
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

20.4
An die Stelle einer unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

20.5
Eine unwirksame Bestimmung wird nicht durch eine Regelung ersetzt, die den Auftraggeber über das gesetzlich zulässige Maß hinaus benachteiligt.